Η αναζήτηση στο περιεχόμενο της βάσης δεδομένων mydocman.grσχεδιάστηκε για να καλυψει τις ανάγκες του μέσου χρήστη αλλά και για να προσφέρει δυνατότητεςστους απαιτητικούς χρήστες μέσω ειξιδικευμένων εργαλείων.

Ετσι πέρα από την ταχύτητα αναζήτησης που προσφέρει ο elasticserver,εξειδικευμένα εργαλεία προσφέρουν δυνατότητεσεξώρηξης δεδομένων (datamining) σε πραγματικό χρόνο.

Επίσης συνδυσμοί παραμέτρων έχουν αποστολή να καθορίζουν την προτεραιότητα εμφάνισηςτων εγγράφων στον πίνακα αποτελεσμάτων αναζήτησης,

Τελος δεν απουσιάζουν δυνατότητες τεχνητής νοημοσύνης που «εκπαιδεύνται» από τις προτιμήσεις των χρηστών στις αναζητήσεις τους.

Αρχικά μεταβαίνουμε στην φόρμα αναζήτησηςκαι στη συνέχεια επιλέγουμε τρόπο αναζήτησης με βάση το τι θέλουμε να αναζητήσουμε.

Επιλέγουμε τον ανωτέρω τρόπο αναζήτησης όταν γνωρίζουμε τον αριθμό εγγράφου ήτμήμα του ανωτέρω αριθμού.

Τρόπος αναζήτησης

Η αναζήτηση αυτή είναι προεπιλεγμένη (είναι τσεκαρισμένα τα πεδία τίτλοςκαιθέμα ) και θα καλύψει πάνω από το 95% των αναζητήσεών σας.

Για την αναζήτηση αυτή,βάζετεστο σχετικό πεδίο τον αριθμ. εγγράφου, ή μία λέξη ή φράση που εκτιμάτε ότι περιέχεται στον τίτλοή στο θέμα.

Αποτελέσματα αναζήτησης

Στο προηγούμενο πίνακα αναζητήσαμε τον νόμο 4270/2014.

Η μηχανή αναζήτησης μας ενημερώνει ότι βρήκε 211 αποτελέσματα, που προέρχονται από έγγραφα που στον αριθμ. πρωτοκόλλου ή στην περίληψη υπάρχει η στοιχείο που αναζητούμε.

Σημειώσεις:

α)Σημειώνουμε ότι στο σύστημά μας είναι προεπιλεγμένο το πεδίο ακριβής φράση»

β)Έγγραφα που έχουν πολύπλοκο αριθμό πρωτοκόλλου(συνδυασμός γραμμάτων ,αριθμών κλπ)τα αναζητάμε με τον βασικό αριθμό που περιέχεται στον αριθμόπρωτοκόλλου. Έτσι αποφεύγουμε λάθη πχ λόγω κάποιου σημείου στίξης ή κενού ή άλλου στοιχείου που δεν καταχωρίσαμε σωστά και για το λόγο αυτό η μηχανή αναζήτησης δεν μας έφερε αποτέλεσμα.

γ)Ποτέ μη κάνετε αναζήτηση με αριθμό και ημερομηνία εγγράφου πχ 2366/15.1.2013 διότι η αρχειοθέτηση των εγγράφων στον τίτλο (αρ. εγγράφου ) δεν περιέχει ημερομηνία αλλά έτος.

δ)Από τα αποτελέσματα που μας έφερε ο εξυπηρετητής βλέπουμε ότι πέρα από το έγγραφο που ζητούσαμε μας παρατίθεται και μία σειρά άλλων εγγράφων, που είναι συσχετισμένα με το έγγραφο που ζητήσαμε και πιθανώς να βρούμε επιπρόσθετες πληροφορίες στα έγγραφα αυτά.

ε)Εναλλακτικά η αναζήτησή μας μπορούσε να ήταν της μορφής 4270 ή 4270/.Στις περιπτώσεις αυτές θα έχουμε περισσότερα αποτελέσματα και πιθανόν μη σχετικά με αυτό που ζητάμε. Θα κάνουμε όμως αυτής της μορφής την αναζήτηση όταν δεν γνωρίζουμε τίνος έτους είναι ο νόμος ή το έγγραφο που αναζητάμε. Σε κάθε περίπτωση θα βρούμε αποτελέσματα και με την αναζήτηση αυτή απλώς θα ψάξουμε λίγο περισσότερο στα αποτελέσματα.

Για να είναι πιο στοχευμένη η αναζήτησή μας και για να περιορίσουμε τα αποτελέσματα, μπορούμε ταυτόχρονα ή μετά τα αποτελέσματα να χρησιμοποιήσουμε τα φίλτρα της αναζήτησης.

Φίλτρο τύπος εγγράφου

Στο παράδειγμά μας (4270/2014) επειδή γνωρίζουμε ότι πρόκειται για νόμο, εάν χρησιμοποιήσουμε το φίλτρο τύπος εγγράφου -Νόμοι και Διατάγματα θα έχουμε μία στοχευμένη αναζήτηση με δύο μόνο αποτελέσματα ως ακολούθως:

Το φίλτρο τομείς

Η χρήση αυτού του φίλτρου έχει σημασία στον περιορισμό των αποτελεσμάτων. Μπορεί όμως να γίνει η χρήση του φίλτρου αυτού και όταν κάνουμε γενικές αναζητήσεις. ΠΧ όταν δεν θέλουμε να βρούμε κάποιο συγκεκριμένο έγγραφο αλλά όλα τα έγγραφα που αφορούν τα Δημόσια Οικονομικά-Δημόσιο Λογιστικό. Με τον τρόπο αυτό παίρνουμε σαν αποτέλεσμα αναζήτησης τα έγγραφα που αναρτήθηκαν με σειρά προτεραιότητας τα πιο πρόσφατα, που αφορούν τα Δημόσια οικονομικάΔημόσιο Λογιστικό. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε περισσότερους τομείς.

Περισσότερα φίλτρα

Πατώντας το βέλος στη δεξιά μεριά της οθόνης μας ,αναδύεται παράθυρο με περισσότερα φίλτρα και λειτουργίες

Το φίλτρο χρονική περίοδος

Κάνοντας χρήση του φίλτρου αυτού περιορίζουμε τα αποτελέσματα στα έγγραφα που εκδόθηκαν συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Επίσης η χρήση του φίλτρου αυτού, δεν χρησιμοποιεί συντελεστές βαρύτητας η άλλες παραμέτρους συσχέτισης. αλλά ταξινομεί τα έγγραφα μόνο χρονολογικά.

Τα πεδία ΑΔΑ, ΚΑΕ (Α.Λ.Ε)

Από το πεδίο αυτά μπορούμε να αναζητήσουμε τύπο εγγράφων οδηγοί εκκαθάρισης με βάση τον Κ.Α.Ε. (Κωδικό αριθμό εξόδου) ή τον Αριθμό λογαριασμού Εξόδου.

Η αναζήτηση στο πεδίο σχετική διάταξη

Σχεδόν όλα τα έγγραφα συσχετίζονται με τις διατάξεις βάσει των οποίων εκδίδονται ή με τις διατάξεις στις οποίες παραπέμπουν.

Βάσει των κοινών σχετικών διατάξεων συνδέονται τα έγγραφα που έχουν κοινές αναφορές. Π.χ. εάν ένας σημαντικός αριθμός εγγράφων έχει κοινή αναφορά στον ν.4270/2014,τότε έχει δημιουργηθεί ένας φάκελος εγγράφων που περιέχει τα έγγραφα που έχουν συνδεθεί με τον παραπάνω νόμο.

Η αναζήτηση με αριθμό ΦΕΚ

Πολλές φορές επιλέγουμε να αναζητήσουμε ένα έγγραφο με αριθμό ΦΕΚ.Αυτό συνιστάται όταν αναζητάμε ένα π.δ. ή β.δ., που αντί για αριθμ. εγγράφου, φέρει ημερομηνία της μορφής πδ της 26-8/2-9-1958 και συνεπώς είναι δύσκολο να γνωρίζουμε των αριθμό τέτοιων εγγράφων.

Η αναζήτηση με αριθμ ΦΕΚ θα πρέπει να είναι της μορφής 505/Β/2022,Δηλαδή αριθμός ΦΕΚ/Τεύχος/Ετος. Για συντομία μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση της μορφής 505/Β/ όπου το 505 είναι ο αριθμ ΦΕΚ και το Β το τεύχος.Η αναζήτηση της παραπάνω μορφής ( χωρίς έτος θα φέρει περισσότερα αποτελέσματα.

Μικρά μυστικά

α) Οταν αναζητάμε μία Πράξη Νομοθετικού Περιεχομένου (ΠΝΠ), επειδή οι ανωτέρω πράξεις δεν έχουν αριθμό, πρέπει να τις αναζητάμε με τον αριθμό ΦΕΚ, Για διευκόλυνσή σας στη βάση μας τον ρόλο του αριθμού εγγράφου παίζει ο αριθμός ΦΕΚ. Επομένως η μορφή της αναζήτησης μπορεί να είναι και ως εξής: ΠΝΠ/ΑΡΙΘΜ.ΦΕΚ/ΕΤΟΣ .ΠΧ ΠΝΠ/186/2010

β) Πολλές δημιουργείται πρόβλημα με την αναζήτηση αποφάσεων, που φέρουν ημερομηνία υπογραφής π.χ. το έτος 2020, αλλά δημοσιεύονται στο έτος 2021.Αυτό συμβαίνει διότι οι χρήστες δεν γνωρίζουν τα έγγραφα που έχουν τα παραπάνω χαρακτηριστικά. Επομένως όταν αναζητάμε αποφάσεις με τον αριθμό τους μόνο (παρότι θα έχουμε περισσότερα αποτελέσματα), έχουμε πλεονέκτημα για να βρούμε τα ανωτέρω έγγραφα.

γ)Φροντίζουμε να κάνουμε καθαρισμό (refresh) της μηχανής αναζήτησης,λόγω προηγούμενων αναζητήσεων μας.

Με τον ανωτέρω τρόπο αναζήτησης στοχεύουμε να εντοπίσουμε έγγραφα, που στο θέμα τους (περίληψη) έχουν τη λέξη ή τη φράση που θέλουμε να αναζητήσουμε.Δεν πρέπει να σας απασχολεί εάν οι λέξεις σας είναι για παράδειγμα σε ενικό ή πληθυντικό αριθμό, εάν τα γράμματα είναι μικρά-κεφαλαία ή εάν πρέπει να βάλετε ή όχι τόνο.

Η επιλογή λέξης ή φράσης δεν πρέπει να οδηγεί σε εκατοντάδες αποτελέσματα τα οποία δεν θα μπορούμε να διαχειριστούμε.

Στην περίπτωση που δεν βρήκατε τα αποτελέσματα που θέλατε, δοκιμάστε να περιηγηθείτε στην βιβλιοθήκη μέσω της οποίας έχετε την επιλογή να βρείτε έγγραφα που έχουν αρχειοθετηθεί σε ιεραρχικά ταξινομημένους φακέλους πχ έγγραφα που αφορούν μισθολογικά θέματα έχουν αρχειοθετηθεί στους σχετικούς υποφακέλους του ενιαίου μισθολογίου (ν.4354/2015).

Σημειώνουμε ότι η βιβλιοθήκη είναι οργανωμένη σε ιεραρχικό σύστημα, όπου οι πρωτογενείς φάκελοι έχουν διοικητική ταξινόμηση (Υπουργεία, Ανεξάρτητες αρχές κλπ) και οι υποφάκελοι είναι ταξινομημένοι λειτουργικά (Διοίκηση, οικονομικά κλπ.)

Για παράδειγμα ο υποφάκελος ενιαίο μισθολόγιο ανήκει ιεραρχικά στο αρμόδιο Υπουργείο (Υπ.Οικ-Γενικό Λογιστήριο Κράτους) ,οι δε υποφάκελοι έχουν λειτουργική ταξινόμηση.

Στη βάση δεδομένων του mydocman τα έγγραφα που αναρτώνται ταυτόχρονα ψηφιοποιούνται σε μορφή html ώστε να είναι δυνατή η αναζήτηση στο περιεχόμενό τους.

Για την αναζήτηση της μορφής αυτής τσεκάρουμε και το πεδίο περιεχόμενο εγγράφου.

Η αναζήτηση στο περιεχόμενο των εγγράφων πρέπει να είναι στοχευμένη, με επιλογή των κατάλληλων λέξεων ή φράσεων. Αναζητήσεις με κοινές φράσεις η αόριστες του τύπου δημόσιες συμβάσεις, προϋπολογισμός κλπ οδηγούν σε πολλά και μη αξιοποιήσιμα αποτελέσματα.

Ας δοκιμάσουμε μια τέτοια αναζήτηση τσεκάροντας τo πεδίo περιεχόμενο εγγράφου αναζητώντας τη φράση, προσήκον μέτρο, που συνήθως συναντάμε στην νομολογία του Ελ.Συνεδρίου. Πράγματι ο εξυπηρετητής μας επέστρεψε 298 αποτελέσματα:

Εάν κάναμε την ίδια αναζήτηση μόνο στο θέμα του εγγράφου και όχι στο περιεχόμενο θα μας επέστρεφε 115 αποτελέσματα

Είναι αυτονόητο ότι μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φίλτρα για των περιορισμό των αποτελεσμάτων.

Τον τρόπο αυτό αναζήτησης τον χρησιμοποιούμε όταν η αναζήτησή μας με λέξη ή φράση στο περιεχόμενο δεν απέδωσε τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Πρώτο παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να εντοπίσουμε έγγραφα που αναφέρονται στην αναθεώρηση των δημοσίων συμβάσεων.

Στην περίπτωση αυτή θα χρησιμοποιήσουμε συνδυασμό λέξεων δηλαδή 4412/2016 και αναθεώρηση με κενό ανάμεσά τους.Θα επιλέξουμε το σύστημα να αναζητά μόνο στο περιεχόμενο των εγγράφων και θα ρυθμίσουμε τα κριτήρια αναζήτησης στο σύστημά μας επιλέγοντας αντί Ακριβής φράση όλες τις λέξεις.

Ο εξυπηρετητής μας έφερε 611 αποτελέσματα.

Τα ανωτέρω αποτελέσματα μπορούμε να τα περιορίσουμε χρησιμοποιώντας διάφορα φίλτρα πχ τύπος εγγράφου, χρονολογικό διάστημα από …εως..

Εάν για παράδειγμα βάλουμε φίλτρο τύπο εγγράφου τα αποτελέσματα περιορίζονται στα 213.

Τέλος εάν θέλουμε να εντοπίσουμε έγγραφα που αναφέρονται στην αναθεώρηση των δημοσίων έργων τότε μπορούμε επαναλαμβάνοντας την αναζήτηση μας να προσθέσουμε και τη φράση άρθρο 153.

Με τον παραπάνω τρόπο αναζήτησης το σύστημα μας επέστρεψε 178 αποτελέσματα που πληρούν τα κριτήριά μας.

Δεύτερο παράδειγμα

Θέλουμε να εντοπίσουμε νομολογία για τα κριτήρια ανάθεσης

Επιλέγουμε λέξεις κλειδιά 4412/2016 και άρθρο 86, βάζουμε φίλτρα τύπο εγγράφων νομολογία Συν.Συνεδρίου και δικαστικές αποφάσεις και τέλος στα κριτήρια αναζήτησης επιλέγουμε όλες οι λέξεις

Στην περίπτωση αυτή ο εξυπηρετητής μας επέστρεψε 233 αποτελέσματα.

Τρίτο παράδειγμα

Γνωρίζουμε ότι υπάρχει κάποια σημαντική εγκύκλιος αναφορικά με τουςδιατάκτες και τα ασυμβίβαστα αλλά δεν γνωρίζουμε το αριθμό της.

Πως θα την βρούμε?

Με αναζήτηση θα την βρούμε όταν στο πεδίο αναζήτηση βάλουμε τις λέξεις διατάκτες ασυμβίβαστα και 4270/2014.Στη συνέχεια βάζουμε το σύστημά μας να ψάχνει και στο περιεχόμενο των εγγράφων και στα κριτήριο αναζήτησης τσεκάρουμε όλες οι λέξεις.

Όπως παρατηρούμε στην εικόνα που ακολουθεί η εγκύκλιος που ψάχνουμε 2/45897/0026/2017 14.06.2017 «Παροχή οδηγιών επί διατάξεων του ν.4270/2014»(ΑΔΑ:65ΟΦΗ-36Κ), εμφανίζεται στην πρώτη σελίδα.Επίσης παρατηρούμε ότι στις δύο πρώτες σελίδες αποτελεσμάτων εμφανίζονται τα σημαντικά έγγραφα που αφορούν το θέμα μας και ακολουθούν έγγραφα ήσσονος σημασίας διότι ο εξυπηρετητής μας χρησιμοποιώντας συντελεστές βαρύτητας έδωσε προτεραιότητα στα έγγραφα αυτά.

Εάν θέλουμε ακόμη πιο στοχευμένο αποτέλεσμα επιλέγουμε από τα φίλτρα τον τύπο εγγράφου εγκύκλιοι και η εγκύκλιός μας εμφανίζεται πρώτη.

Η δεύτερη μας επιλογή είναι πάμε στην βιβλιοθήκη φάκελος Δημόσιο Λογιστικό και στον υποφάκελο Διατάκτες-Εκκαθαριστές-Υπόλογοι όπου θα την βρούμε εύκολα. Εκεί θα βρούμε και άλλα σχετικά έγγραφα που αφορούν το θέμα μας.

Συμπέρασμα:

H σωστή επιλογή λέξεων η φράσεων σε συνδυασμό με την επιλογή των κατάλληλων κριτηρίων αναζήτησης μας βοηθά να βρούμε αυτό που ψάχνουμε.

[email protected]